Nên dùng máy in gì cho văn phòng ?

Hiện nay nhiều khách hàng đang phân vân không biết nên dùng máy in loại nào cho văn phòng của mình để đáp ứng được các yêu cầu công việc.

Nên dùng máy in gì cho văn phòng ? Máy in loại gì phù hợp với dân văn phòng ? là những câu hỏi thường gặp mà các công ty, doanh nghiệp nêu ra khi quyết định mua máy in  cho doanh nghiệp mình.

Vậy tiêu chí nào để quyết định nên mua loại máy in gì cho văn phòng ? Công ty Phúc An xin nêu ra các tiêu chí như sau hy vọng sẽ phần nào giúp được quý khách hàng lựa chọn cho mình được những chiếc máy in hợp lý:

1. Những tính năng quan trọng của máy in

In ấn di động: Không chỉ những mẫu máy in dành cho người dùng gia đình mà ngay cả các model dành riêng cho văn phòng hiện nay cũng hỗ trợ tính năng in từ thiết bị di động. Chỉ cần cài đặt ứng dụng dành riêng cho Android, iOS hay các nền tảng di động khác là người dùng có thể in trực tiếp đến máy in hay in qua email (chẳng hạn như công nghệ ePrint của HP hay Cloud Print của Google), hoặc sử dụng công nghệ của hãng thứ ba như AirPrint của Apple. Hơn nữa, một số mẫu máy in mới của Brother và Samsung còn hỗ trợ in bằng công nghệ NFC. Bạn có thể chạm thiết bị di động vào máy in tương thích, sau đó dùng ứng dụng dành riêng để gửi lệnh in thông qua mạng Wi-Fi nội bộ.

In phun hay in laser: Trong khi máy in công nghệ laser trước giờ vẫn là lựa chọn của đa số người dùng văn phòng thì máy in phun vẫn còn một số khuyết điểm cần khắc phục như chất lượng in văn bản còn kém cũng như tốc độ in không nhanh so với máy in laser. Tuy nhiên, một số model máy in phun đời mới hiện nay cũng đã theo kịp máy in laser về những ưu điểm trên. Với mức giá tương đương máy in laser, máy in phun cũng cho chất lượng bản in văn bản tốt hơn và tốc độ nhanh hơn, cùng với nhiều tính năng hữu ích hơn nhưng đồng thời chi phí bản in lại thấp hơn.

Khả năng xử lý giấy: Số lượng giấy mà máy in của bạn có thể chứa được nên lớn hơn số trang mà bạn phải in hàng ngày, lý tưởng là nên lớn hơn nhiều nhằm giảm tải việc nạp giấy cho máy. Một máy in dành cho người dùng cá nhân thường có khay giấy chỉ chứa được khoảng 100-150 tờ. Một số model máy in phun còn có khay dành riêng cho giấy in ảnh. Máy in dành cho doanh nghiệp thường có khay giấy lớn hơn, ít nhất khoảng 250 tờ, trong khi các model cao cấp có khay giấy chuẩn có thể chứa lên đến 500 hay 1.000 tờ và đồng thời có thể nâng cấp thêm một hay nhiều khay giấy bổ sung. Tính năng này thực sự cần thiết cho một văn phòng bận rộn với nhu cầu in ấn liên tục số lượng lớn.

Máy in đa chức năng: Đa số máy in trên thị trường hiện nay đều là những model ngoài chức năng in ấn còn đi kèm thêm khả năng quét, sao chụp và fax tài liệu hay hình ảnh. Một máy in đa năng đi kèm máy quét có thể giúp bạn dễ dàng quét và tạo bản sao kỹ thuật số của tài liệu hay hình ảnh. Trừ khi mục đích chính công việc hàng ngày của bạn chỉ là in ấn, hãy đầu tư chi phí để sắm một mẫu máy in đa chức năng để thay thế cho các cỗ máy quét, sao chụp hay fax chuyên dụng cồng kềnh.

Khả năng in hai mặt: Máy in có tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí giấy chỉ còn phân nửa. Một số máy in không hỗ trợ in hai mặt tự động mà người dùng phải thực hiện bằng tay. Khi đó, máy sẽ hiển thị thông báo để bạn xoay và nạp giấy khi cần in mặt thứ hai. Các model có chức năng in hai mặt tự động sẽ giúp bạn giảm thiểu thao tác cũng như thời gian để in tài liệu hai mặt.

Kết nối: Đa số máy in hiện nay đều có thể kết nối với máy tính qua cổng USB trong khi các model dành cho văn phòng còn có thêm cổng kết nối mạng để chia sẻ cho môi trường làm việc cộng tác. Wi-Fi cũng là một kết nối khá phổ biến trên hầu hết các mẫu máy in hiện nay, không chỉ giúp người dùng gia đình mà còn cho phép người dùng văn phòng in ấn từ thiết bị di động một cách dễ dàng.

2. Chi phí cho mực in

Ngoài chi phí đầu tư mua máy ban đầu, bạn cũng phải cân nhắc các khoản mua hộp mực mới hay bơm mực sau này tùy loại máy in. Nhiều mẫu máy in phun có giá hộp mực thay thế còn cao hơn nhiều so với giá mua máy.

Các hãng máy in đều công bố dung lượng mỗi model hộp mực của họ, tức là số trang mà một hộp mực có thể in cho đến khi hoàn toàn hết mực. Hầu hết các thông tin này đều dựa trên công cụ đo lường theo chuẩn ngành công nghiệp in ấn, gồm một bộ các tài liệu cụ thể được in trong những thiết lập cụ thể và so sánh các kết quả giữa những model với nhau. Bên cạnh đó, các hãng sản xuất cũng thường cung cấp loại hộp mực dung lượng chuẩn và hộp mực dung lượng cao.

Có được mức giá của hộp mực cùng dung lượng số trang in, bạn có thể tính ra chi phí mỗi trang in. Điều quan trọng cần lưu ý là chi phí trang in có thể thay đổi tùy theo những gì bạn thực sự in ra hàng ngày, cụ thể là mức độ đậm nhạt hay mật độ chữ hay hình ảnh trên trang in.

Tóm lại, hầu hết các mẫu máy in đều có điểm tốt và điểm xấu. Hãy cân nhắc để chọn đúng loại máy in phù hợp với nhu cầu in ấn của gia đình, văn phòng bạn. Và điều quan trọng nhất là xác định chi phí thay thế hộp mực hay bơm mực sau này.

Nếu cần tư vấn thêm về phương án lựa chọn máy in, mua máy in hay dịch vụ đổ mực máy in, quý khách hàng vui lòng liên hệ theo thông tin sau để được hướng dẫn miễn phí: 

Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Phúc An

Địa chỉ: Số 3, ngõ 259, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Hotline: 09 786 25 786 - 09 1800 8458

Email: info.phucan@gmail.com

Trân trọng hợp tác!